A medida que los lugares de trabajo se hacen más diversos y remotos, mantener a todos informados se ha convertido en todo un reto.
Pero no te preocupes, existe una herramienta muy útil llamada matriz de comunicación que puede hacer las cosas más fáciles.
Bien sea que trabajes en comunicación corporativa o gestionando proyectos, esta herramienta mejora la forma en la que se comparte la información. Ayuda en la toma rápida de decisiones y se asegura que los mensajes lleguen a las personas indicadas.
En nuestra guía paso a paso, explicaremos todo lo que necesitas saber sobre cómo usar una matriz de comunicación. Además, te brindaremos una plantilla gratuita que podrás personalizar para tu empresa.
¿Todo listo para empezar? Comencemos con una explicación sencilla.
¿Qué es una matriz de comunicación?
Una matriz de comunicación es una herramienta sencilla que garantiza que los participantes clave se mantengan informados. Brinda información importante sobre un proyecto, como los propietarios, los plazos de entrega, los estados y los objetivos.
La importancia de usar una matriz de comunicación yace en su amplia gama de beneficios:
- Mejora la comunicación interdepartamental. Tener todos los elementos de un proyecto en una sola matriz facilita la comunicación y la colaboración efectiva entre miembros del equipo de distintos departamentos.
- Optimiza el uso de los recursos. Con el asignamiento claro de las responsabilidades, los miembros de un equipo pueden abordar problemas con rapidez, lo que conlleva a un uso eficiente de los recursos.
- Toma de decisiones más rápidas. Las partes interesadas y los líderes siempre tienen acceso a información importante, dando paso a una toma de decisiones más rápida y eficiente. Es probable que cualquier retraso en la etapa de aprobación se deba a razones externas, no a la matriz de comunicación.
¿Cómo se usa la matriz de comunicación?
Una matriz de comunicación es un resumen sencillo y de una sola página del plan de comunicación de tu proyecto. Funciona bien para distintas tareas, bien sea un proyecto de una sola vez (como el lanzamiento de una nueva red interna), o para una iniciativa recurrente (como un boletín informativo mensual del personal). También ayuda con el trabajo en equipo y a monitorear el progreso.
La matriz incluye detalles imprescindibles tales como:
- El contenido: Qué mensaje necesita ser transmitido, bien sea una actualización o un informe regular.
- El propósito: La razón de la comunicación. Ya sea para informar, educar o pedir opiniones.
- La frecuencia: Qué tan seguido ocurre la comunicación, sea diario, semanal o mensual.
- La audiencia: La audiencia específica a la que está destinado el mensaje, como los integrantes del equipo del proyecto o un departamento en específico
- La entregabilidad: El tipo de resultado, como una presentación de diapositivas, un informe de estado, un video o un podcast.
- El canal de comunicación: El medio por el cual el mensaje será transmitido, considerando la diversidad de la fuerza laboral, incluyendo los empleados remotos y de oficina.
- El propietario: La persona responsable por transmitir la comunicación, tal como el líder del proyecto o el gerente de comunicaciones internas.
Puedes personalizar la matriz según tus necesidades, añadir elementos como monitoreo de presupuestos, procesos de aprobación y las métricas de éxito, tal como cantidad de descargas, los me gustas o el número de visitas a la red interna. La matriz de comunicación te da la posibilidad de mantenerte organizado y eficiente al gestionar la estrategia de comunicación de tu proyecto.
5 plantillas de matriz de comunicación
Aquí hay cinco plantillas sencillas y útiles para hacer una matriz de comunicación. Estas plantillas te ayudarán a mejorar tu comunicación, garantizando que se transmitan los mensajes a las personas correctas a través de los mejores canales y en el momento oportuno.
Plantilla No. 1: Matriz de comunicación para proyectos
| Canal | Propósito | Audiencia | Mensaje | Frecuencia | Emisor |
| Correo electrónico | Actualizaciones del proyecto | Miembros del equipo | Estado del proyecto | Semanal | Gestor de proyecto |
| Reuniones | Colaboración | Todo el equipo | Lluvia de ideas | Bisemanal | Facilitador |
| Slack | Mensajes urgentes | Interesados clave | Elementos accionables | Como sea necesario | Gestor de proyecto |
| Portal del proyecto | Compartir recursos | Todo el equipo | Documentos | Constante | Líderes de equipo |
| Reportes semanales | Monitorear el progreso | Gerencia | Objetivos | Semanal | Gestor de proyecto |
Plantilla No. 2: Matriz de comunicación para crisis
| Canal | Propósito | Audiencia | Mensaje | Frecuencia | Emisor |
| Correo electrónico | Actualizaciones sobre las casos de crisis | Gerencia | Reporte de la situación | Como sea necesario | Gestor de crisis |
| Comunicado de prensa | Actualizaciones públicas | Medios | Declaraciones oficiales | Como sea necesario | Relaciones públicas |
| Memo interno | Actualizaciones al personal | Todos los empleados | Medidas de seguridad | Como sea necesario | Departamento de RRHH |
| Redes sociales | Conciencia pública | Público general | Acciones de respuesta | En tiempo real | Equipo de redes sociales |
| Línea de atención en caso de crisis | Llamadas de emergencias | Clientes | Opciones de soporte | 24 horas, lo 7 días de la semana | Atención al cliente |
Plantilla No. 3: Matriz de comunicación de marketing
| Canal | Propósito | Audiencia | Mensaje | Frecuencia | Emisor |
| Redes sociales | Brand awareness | Audiencia objetivo | Contenido promocional | Diario | Equipo de marketing |
| Campaña de correo electrónico | Actualizaciones del producto | Suscriptores | Nuevas ofertas | Mensual | Equipo de ventas |
| Entradas de blog | Liderazgo intelectual | Visitantes del sitio web | Información sobre la industria | Semanal | Equipo de contenido |
| Webinars | Generación de leads | Clientes prospectos | Demostración del producto | Bisemanal | Equipo de ventas |
| Colaboración con influencers | Expandir el alcance | Influencers asociados | Reseñas del producto | Trimestral | Equipo de marketing |
Plantilla No. 4: Matriz de comunicación para empleados
| Canal | Propósito | Audiencia | Mensaje | Frecuencia | Emisor |
| Red interna | Actualizaciones de la empresa | Todos los empleados | Noticias corporativas | Semanal | Departamento de RRHH |
| Reuniones Town Hall | Actualizaciones de la empresa | Todos los empleados | Sesiones de preguntas y respuestas | Mensual | Equipo de liderazgo |
| Boletín informativo | Departamento de noticias | Equipos específicos | Logros del equipo | Bisemanal | Jefes de departamentos |
| Sesiones de entrenamiento | Desarrollo de habilidades | Empleados nuevos | Crecimiento profesional | Durante el proceso de incorporación | Equipo de entrenamiento |
| Encuestas a los empleados | Compilar opiniones | Todos los empleados | Chequeo de engagement | Anualmente | Departamento de RRHH |
Plantilla No. 5: Matriz de comunicación para partes interesadas
| Canal | Propósito | Audiencia | Mensaje | Frecuencia | Emisor |
| Reunión con las partes interesadas | Actualizaciones del proyecto | Partes interesadas | Reporte del progreso | Mensual | Gestor de proyectos |
| Boletín informativo | Compartir noticias | Partes interesadas | Noticias del proyecto | Trimestral | Equipo de comunicaciones |
| Presentaciones | Actualizaciones sobre el progreso | Responsables de tomar decisiones | Revisión de logros | Como sea necesario | Gestor de proyectos |
| Webinars | Compartir información | Partes interesadas objetivo | Perspectivas de expertos | Estacional | Expertos en el asunto |
¿Para quién es la matriz de comunicación?
En los diversos y dispersos lugares de trabajo actuales, mantener una comunicación fluida se ha convertido en un desafío, especialmente con un personal remoto, de oficina, híbrido o móvil.
Una matriz de comunicación ofrece una visión estratégica y de alto nivel que garantiza que todos los requisitos de comunicación sean cumplidos. Incluso en escenarios complejos que incluyen distintos dispositivos, zonas horarias y cambios en los patrones.
Si bien los equipos de comunicaciones internas se benefician en gran medida de usar la matriz, los gestores de proyectos y los colegas que colaboran de manera interfuncional también la encuentran útil. La simplicidad de esta herramienta de planificación yace en su formato de una sola página, lo que resalta los resultados, los plazos de entrega y los entregables para mantener a los proyectos avanzando.
La facilidad para crear y actualizar las matrices permite que las comunicaciones profesionales y los líderes de proyectos se enfoquen en finalizar eficientemente sus tareas.
